Politica de confidențialitate — Neocliniq
1. Introducere și operatorul de date
Această politică explică modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal în legătură cu platforma Neocliniq (site-ul neocliniq.com și aplicația app.neocliniq.com), în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”) și cu legislația română aplicabilă.
Operatorul de date pentru datele descrise la art. 3 este:
Microsec International SRL, cu sediul social în Str. Lungă, Nr. 53, Sibiu, jud. Sibiu, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J32/937/2022, CUI 46116608 (TVA: RO46116608), e-mail de contact: contact@neocliniq.com (denumită în continuare „Neocliniq” sau „noi”).
Vă rugăm să citiți cu atenție și articolul 4, care explică o distincție esențială: pentru o parte importantă a datelor din Platformă (datele introduse de laboratoare despre cazuri, clinici și pacienți), Neocliniq nu este operator, ci persoană împuternicită, operatorul fiind laboratorul client.
2. Definiții pe scurt
- „date cu caracter personal” — orice informație privind o persoană fizică identificată sau identificabilă;
- „operator” — entitatea care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării;
- „persoană împuternicită” (procesator) — entitatea care prelucrează date în numele și pe seama operatorului;
- „Client” / „laborator” — entitatea care are un abonament Neocliniq;
- „Utilizator” — persoana fizică ce folosește aplicația printr-un cont.
3. Ce date prelucrăm în calitate de operator
3.1. Date de cont și identitate
La crearea contului și la autentificare prelucrăm: nume, adresă de e-mail, parolă (stocată exclusiv, în formă protejată criptografic, de furnizorul nostru de autentificare Auth0 — noi nu avem acces la parole în clar), identificatorul tehnic al contului, rolul în spațiul de lucru, precum și jurnalele de autentificare (dată, oră, adresă IP).
3.2. Date de facturare și plată
Pentru abonamente prelucrăm: denumirea și datele de identificare fiscală ale Clientului, numele persoanei de contact, adresa de facturare, istoricul facturilor și al plăților. Datele complete ale cardului bancar sunt colectate și prelucrate exclusiv de procesatorul de plăți Stripe și nu ajung niciodată pe serverele Neocliniq; noi primim doar informații limitate (de exemplu, ultimele 4 cifre ale cardului, statusul plății).
3.3. Date tehnice și de utilizare
La utilizarea Platformei se generează jurnale tehnice: adresă IP, tip de browser și dispozitiv, pagini/acțiuni accesate, mesaje de eroare, marcaje de timp. Le folosim pentru securitate, diagnosticarea problemelor și buna funcționare a Serviciului.
3.4. Corespondența de suport
Când ne contactați (de exemplu, la contact@neocliniq.com), prelucrăm datele de contact și conținutul corespondenței, pentru a răspunde solicitării.
3.5. Formularul de pe paginile de ofertă
Pe paginile de ofertă la care ajungeți din reclamele noastre (adrese care încep cu /o/, de exemplu /o/configurare-gratuita/) ne puteți lăsa numărul de telefon, rolul în laborator și numele laboratorului, precum și, opțional, prenumele și numărul de tehnicieni, ca să vă sunăm despre Neocliniq. Împreună cu acestea înregistrăm oferta și pagina de pe care ați trimis formularul, etichetele campaniei din link (de exemplu, sursa, numele campaniei și al reclamei), limba paginii și momentul trimiterii. Pentru acest formular nu înregistrăm adresa IP și nu folosim cookie-uri.
3.6. Pixelul Meta pe paginile de ofertă (doar cu acordul dumneavoastră)
Numai dacă vă dați acordul în bara de consimțământ, pe paginile de ofertă se încarcă Pixelul Meta al Meta Platforms Ireland Limited. Acesta îi comunică lui Meta că ați vizitat pagina și, dacă e cazul, că ați trimis formularul — fără conținutul formularului —, împreună cu identificatori tehnici (cookie-urile _fbp și _fbc, adresa IP, tipul de browser și dispozitiv). Folosim aceste informații ca să măsurăm și să îmbunătățim reclamele. Vă puteți retrage oricând acordul din „Setări cookie-uri”, în subsolul paginii de ofertă. Celelalte pagini ale site-ului și aplicația nu încarcă Pixelul.
Nu prelucrăm categorii speciale de date (art. 9 GDPR) în calitate de operator. Astfel de date pot exista în Platformă doar ca parte a datelor introduse de Client, situație acoperită de art. 4.
4. Rolul de persoană împuternicită: datele introduse de laboratoare
4.1. În spațiul său de lucru, Clientul (laboratorul) poate introduce date despre comenzi/cazuri, clinici și medici parteneri și, în anumite situații, date referitoare la pacienți (de exemplu, nume sau identificatori ai pacientului asociați unui caz, date tehnice ale lucrării, eventuale fișiere atașate).
4.2. Pentru toate aceste date, operatorul este laboratorul client, care stabilește ce date introduce și în ce scop, iar Neocliniq acționează exclusiv ca persoană împuternicită în sensul art. 28 GDPR: prelucrăm aceste date numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului (materializate în funcționalitățile Platformei și în contract), numai pentru furnizarea Serviciului, și nu le folosim în scopuri proprii.
4.3. Relația operator–persoană împuternicită este reglementată printr-un acord de prelucrare a datelor (DPA), care face parte integrantă din Termenii și condițiile Platformei și care acoperă cerințele art. 28 alin. (3) GDPR: obiectul și durata prelucrării, natura și scopul, tipurile de date, obligațiile de confidențialitate, măsurile de securitate, regimul sub-împuterniciților (art. 6 de mai jos), asistența acordată operatorului pentru drepturile persoanelor vizate și pentru incidente, precum și ștergerea sau returnarea datelor la încetarea serviciilor.
4.4. Persoanele vizate ale căror date au fost introduse în Platformă de un laborator (de exemplu, pacienți) sunt rugate să se adreseze în primul rând laboratorului respectiv, în calitatea sa de operator. Vom asista laboratorul, la cerere, în soluționarea acestor solicitări.
5. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării (în calitate de operator)
| Scop | Date | Temei juridic |
|---|---|---|
| Crearea contului, autentificare, furnizarea Serviciului | date de cont și identitate | executarea contractului — art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR |
| Facturare, încasarea plăților, evidențe contabile | date de facturare și plată | obligație legală — art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR; executarea contractului — lit. b) |
| Securitatea Platformei, prevenirea fraudelor și a abuzurilor, jurnalizare tehnică | date tehnice și de utilizare | interes legitim — art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR (protejarea serviciului și a clienților) |
| Diagnosticarea și remedierea erorilor, îmbunătățirea Serviciului | date tehnice și de utilizare, în formă cât mai limitată | interes legitim — art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR |
| Comunicări operaționale (notificări privind contul, abonamentul, modificări ale termenilor) | e-mail, date de cont | executarea contractului — art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR |
| Suport și corespondență | corespondența de suport | interes legitim / demersuri precontractuale sau contractuale, după caz |
| Să vă sunăm despre Neocliniq, la cererea dumneavoastră, de pe paginile de ofertă | telefon, prenume, laborator, rol în laborator, număr de tehnicieni, oferta, pagina și etichetele campaniei | demersuri precontractuale făcute la cererea persoanei vizate — art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR; interes legitim pentru evidența campaniei din care ați venit — lit. f) |
| Măsurarea reclamelor prin Pixelul Meta (doar pe paginile de ofertă) | identificatori tehnici, vizitarea paginii, trimiterea formularului (fără conținutul lui) | consimțământ — art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR și legislația privind cookie-urile (Legea nr. 506/2004) |
| Apărarea drepturilor în justiție | datele relevante | interes legitim — art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR |
Nu folosim datele pentru marketing prin e-mail fără consimțământ, nu luăm decizii automate cu efecte juridice asupra persoanelor vizate și nu realizăm profilare (art. 4 pct. 4 și art. 22 GDPR).
6. Destinatari și persoane împuternicite (sub-împuternicite)
Pentru furnizarea Serviciului folosim următorii furnizori, care prelucrează date în numele nostru (iar pentru datele de la art. 4, în calitate de sub-împuterniciți ai Neocliniq, cu autorizarea generală a Clientului prin DPA):
| Furnizor | Rol | Localizarea prelucrării |
|---|---|---|
| Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd.) | găzduirea infrastructurii, bazelor de date și fișierelor | regiunea West Europe (Țările de Jos), UE |
| Auth0 / Okta | servicii de autentificare și gestionare a identității | tenant în regiunea UE |
| Stripe (Stripe Payments Europe Ltd.) | procesarea plăților cu cardul și gestiunea abonamentelor | UE, cu posibile transferuri către Stripe Inc. (SUA) conform garanțiilor de la art. 7 |
| Microsoft Azure Communication Services | trimiterea e-mailurilor tranzacționale (facturi, notificări de cont) | infrastructură Microsoft, cu prelucrare orientată către UE |
Dacă vă dați acordul pe paginile de ofertă (art. 3.6), datele colectate prin Pixel ajung la Meta Platforms Ireland Limited. Pentru colectarea și transmiterea acestor date suntem operatori asociați cu Meta (art. 26 GDPR); prelucrarea ulterioară de către Meta este guvernată de politica sa de confidențialitate.
Datele Platformei sunt găzduite în Uniunea Europeană. Putem divulga date și autorităților publice, atunci când legea ne obligă, precum și consultanților profesioniști (contabili, avocați) ținuți de obligații de confidențialitate. Nu vindem date cu caracter personal.
Lista actualizată a sub-împuterniciților este disponibilă la cerere la contact@neocliniq.com; modificările relevante vor fi comunicate Clienților conform DPA.
7. Transferuri internaționale
Prelucrarea datelor are loc, ca regulă, în Uniunea Europeană (regiunile UE ale furnizorilor menționați la art. 6). În măsura în care un furnizor efectuează, pentru anumite operațiuni, transferuri către țări terțe (de exemplu, entități din grupul Stripe, Microsoft sau — pentru datele colectate prin Pixel, cu acordul dumneavoastră — Meta, din SUA), aceste transferuri se realizează pe baza garanțiilor prevăzute de capitolul V GDPR: decizii de adecvare (inclusiv Cadrul de confidențialitate a datelor UE–SUA, unde este aplicabil) și/sau clauze contractuale standard (SCC) adoptate de Comisia Europeană, completate, unde este necesar, cu măsuri suplimentare.
8. Durata păstrării datelor
- Date de cont: pe durata existenței contului și a spațiului de lucru; după încetarea contractului, datele din spațiul de lucru sunt păstrate o perioadă de grație de 90 de zile (pentru export sau reactivare), apoi șterse definitiv din sistemele active, conform Termenilor;
- Date de facturare și documente financiar-contabile: pe durata impusă de legislația fiscală și contabilă din România (în prezent, ca regulă, 5 ani, respectiv termenele speciale aplicabile documentelor justificative);
- Jurnale tehnice și de securitate: perioade scurte, proporționale cu scopul (de regulă, până la 12 luni), cu excepția investigării unor incidente;
- Corespondența de suport: cât este necesar pentru soluționarea solicitării și pentru evidența relației contractuale, de regulă nu mai mult de 3 ani de la ultima interacțiune;
- Date din formularul de pe paginile de ofertă: cel mult 12 luni de la ultima trimitere, dacă nu deveniți client; dacă deveniți client, se aplică regulile pentru datele de cont;
- Alegerea privind Pixelul Meta: rămâne doar în browserul dumneavoastră, până o schimbați sau ștergeți datele site-ului;
- Copii de siguranță: datele șterse dispar din backup-uri conform ciclului normal de rotație a acestora.
Pentru datele prelucrate în calitate de persoană împuternicită (art. 4), durata este stabilită de laboratorul client; la încetarea serviciilor, aplicăm regimul de ștergere/returnare din DPA și din Termeni.
9. Drepturile dumneavoastră
În calitate de persoană vizată, aveți, în condițiile GDPR, următoarele drepturi:
- dreptul de acces la datele care vă privesc (art. 15);
- dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete (art. 16);
- dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”), în situațiile prevăzute de art. 17;
- dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18);
- dreptul la portabilitatea datelor (art. 20);
- dreptul la opoziție față de prelucrările întemeiate pe interes legitim (art. 21);
- dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată cu efecte juridice (art. 22);
- dreptul de a vă retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.
Pentru ștergerea contului, pașii și ce se păstrează sunt descriși pe pagina Ștergerea contului.
Pentru exercitarea acestor drepturi, scrieți-ne la contact@neocliniq.com. Răspundem în cel mult o lună, termen care poate fi prelungit cu două luni în cazuri complexe, cu informarea dumneavoastră. Dacă solicitarea privește date introduse în Platformă de un laborator (art. 4), o vom redirecționa către laboratorul-operator și îl vom asista în soluționare.
Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, www.dataprotection.ro — precum și dreptul de a vă adresa instanțelor de judecată.
10. Securitatea datelor
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate, printre care:
- criptarea datelor în tranzit (TLS/HTTPS) și criptarea la stocare oferită de infrastructura cloud;
- autentificare printr-un furnizor specializat (Auth0), fără stocarea parolelor în clar; suport pentru mecanisme moderne de autentificare;
- separarea logică a datelor fiecărui spațiu de lucru (arhitectură multi-tenant cu izolare la nivel de tenant);
- control al accesului bazat pe roluri, atât în aplicație, cât și intern, pe principiul necesității de a cunoaște;
- jurnalizare, monitorizare și copii de siguranță periodice;
- găzduire în centre de date certificate (Microsoft Azure, UE), cu măsuri fizice și organizatorice de nivel industrial;
- evaluarea furnizorilor și încheierea de acorduri de prelucrare cu fiecare sub-împuternicit.
În cazul unei încălcări a securității datelor susceptibile să genereze un risc pentru drepturile persoanelor, vom notifica ANSPDCP și, unde legea o cere, persoanele vizate și/sau laboratoarele-operator, în termenele prevăzute de art. 33–34 GDPR.
11. Cookie-uri și tehnologii similare
11.1. Site-ul de prezentare (neocliniq.com) nu setează cookie-uri de urmărire, de analiză sau de marketing, cu o singură excepție: paginile de ofertă din reclame (adrese care încep cu /o/), unde, numai dacă vă dați acordul în bara de consimțământ, se încarcă Pixelul Meta, care setează cookie-urile _fbp și _fbc (art. 3.6). Dacă refuzați, Pixelul nu se încarcă, iar formularul funcționează la fel. Vă puteți schimba oricând alegerea din „Setări cookie-uri”, în subsolul paginii de ofertă; la retragerea acordului, ștergem aceste cookie-uri. În rest, site-ul folosește doar stocarea locală a browserului (localStorage) pentru câteva preferințe funcționale — tema de afișare, limba aleasă, închiderea bannerului informativ și alegerea privind Pixelul; aceste preferințe rămân în browserul dumneavoastră și nu ne sunt transmise.
11.2. Aplicația (app.neocliniq.com) folosește exclusiv mecanisme de stocare strict necesare funcționării: elemente de sesiune și autentificare (inclusiv cele setate de furnizorul de autentificare Auth0 pentru menținerea sesiunii în siguranță) și preferințe funcționale de bază (de exemplu, tema de afișare). Acestea nu necesită consimțământ conform legislației aplicabile, fiind indispensabile furnizării serviciului solicitat.
11.3. Pentru orice alte cookie-uri neesențiale vom actualiza această politică și vom solicita consimțământul prealabil printr-un banner dedicat.
12. Modificări ale acestei politici
Putem actualiza această politică pentru a reflecta schimbări legislative, tehnice sau ale serviciilor noastre. Versiunea curentă este publicată permanent pe site. Modificările semnificative vor fi anunțate prin aplicație și/sau prin e-mail, înainte de intrarea în vigoare, atunci când legea sau natura modificării o impune.
13. Contact
Pentru orice întrebări privind protecția datelor:
Microsec International SRL
Str. Lungă, Nr. 53, Sibiu, jud. Sibiu, România
CUI: 46116608 (TVA: RO46116608) | Registrul Comerțului: J32/937/2022
E-mail: contact@neocliniq.com
Ultima actualizare: septembrie 2026