Termeni și condiții — Neocliniq

1. Cine suntem și ce reglementează acest document

Platforma Neocliniq, disponibilă la adresele neocliniq.com (site de prezentare) și app.neocliniq.com (aplicația propriu-zisă), denumită în continuare „Platforma” sau „Serviciul”, este operată de:

Microsec International SRL, persoană juridică română, cu sediul social în Str. Lungă, Nr. 53, Sibiu, jud. Sibiu, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J32/937/2022, CUI 46116608, cod de înregistrare în scopuri de TVA RO46116608, reprezentată legal prin Bogdan Banciu, denumită în continuare „Neocliniq”, „noi” sau „Furnizorul”.

Prezentul document (denumit în continuare „Termenii”) stabilește condițiile în care puteți accesa și utiliza Platforma. Prin crearea unui cont, prin bifarea opțiunii de acceptare la înregistrare sau prin utilizarea efectivă a Serviciului, declarați că ați citit, ați înțeles și acceptați acești Termeni în integralitate. Dacă acceptați Termenii în numele unei persoane juridice (de exemplu, al unui laborator de tehnică dentară), declarați că aveți autoritatea de a angaja acea persoană juridică, iar termenul „Client” se va referi la aceasta.

Serviciul se adresează exclusiv profesioniștilor, în sensul art. 3 alin. (2) din Codul civil — laboratoare de tehnică dentară și, pe măsura lansării modulelor viitoare, altor entități din domeniul medical. Serviciul nu este destinat consumatorilor persoane fizice care acționează în afara activității lor profesionale.

2. Definiții

În cuprinsul acestor Termeni, termenii de mai jos au următoarele înțelesuri:

• „Platforma” / „Serviciul” — aplicația software Neocliniq, de tip „software ca serviciu” (SaaS), accesibilă prin internet la app.neocliniq.com, împreună cu site-ul de prezentare neocliniq.com și orice servicii conexe furnizate de noi;
• „Client” — persoana juridică sau persoana fizică autorizată (de regulă, un laborator de tehnică dentară) care a încheiat un contract de abonament pentru utilizarea Serviciului prin acceptarea acestor Termeni;
• „Utilizator” — orice persoană fizică ce accesează Platforma printr-un cont creat în cadrul Spațiului de lucru al Clientului (de exemplu: administratorul laboratorului, tehnicieni, personal administrativ);
• „Spațiu de lucru” (workspace) — mediul dedicat, separat logic, creat în Platformă pentru un Client, în care sunt stocate și prelucrate Datele Clientului;
• „Datele Clientului” — toate datele, informațiile, fișierele și conținutul introduse, încărcate sau generate în Spațiul de lucru de către Client sau de Utilizatorii săi, inclusiv date despre comenzi/cazuri, clinici partenere, pacienți, prețuri și documente;
• „Abonament” — dreptul de utilizare a Serviciului pe durata determinată pentru care s-a achitat prețul, conform planului tarifar ales;
• „Plan tarifar” — pachetul de funcționalități și limite (inclusiv numărul maxim de tehnicieni/Utilizatori) afișat pe site sau în aplicație, împreună cu prețul aferent;
• „Perioada de facturare” — intervalul lunar, anual sau — pentru abonamente preluate ori istorice — alt interval convenit (de exemplu, semestrial), pentru care se percepe prețul Abonamentului;
• „Perioada de probă” — perioada gratuită de testare descrisă la art. 5.

3. Descrierea Serviciului

3.1. Neocliniq este o platformă software destinată gestionării activității laboratoarelor de tehnică dentară: evidența comenzilor și a cazurilor, colaborarea cu clinicile partenere, gestiunea etapelor de lucru, devize (PDF) și evidența încasărilor și a soldurilor, rapoarte și alte funcționalități descrise în aplicație sau pe site. Module suplimentare (clinică stomatologică, clinică medicală, clinică veterinară) pot fi lansate ulterior și vor fi guvernate de acești Termeni, cu eventuale condiții specifice comunicate la lansare.

3.2. Serviciul este furnizat pe bază de Abonament, în regim „așa cum este” (as is) și „așa cum este disponibil” (as available), în limitele descrise la art. 9 și 10.

3.3. Ne rezervăm dreptul de a îmbunătăți, modifica sau retrage funcționalități ale Platformei, cu condiția ca modificările să nu diminueze în mod substanțial caracteristicile esențiale ale Serviciului contractat pe durata unei Perioade de facturare deja plătite.

3.4. Platforma este un instrument de gestiune administrativă. Neocliniq nu furnizează servicii medicale, stomatologice sau de tehnică dentară și nu își asumă nicio răspundere pentru actele profesionale ale Clientului sau pentru conformitatea activității Clientului cu reglementările aplicabile profesiei sale.

4. Contul, Spațiul de lucru și rolurile Utilizatorilor

4.1. Pentru utilizarea Serviciului este necesară crearea unui cont. Autentificarea se realizează printr-un furnizor specializat de servicii de autentificare (a se vedea Politica de confidențialitate). Sunteți responsabil pentru păstrarea confidențialității credențialelor de acces și pentru toate acțiunile efectuate prin contul dumneavoastră.

4.2. Fiecărui Client îi corespunde, ca regulă, un singur Spațiu de lucru per laborator. Crearea mai multor Spații de lucru pentru aceeași entitate, în scopul eludării limitelor Planului tarifar sau al Perioadei de probă, este interzisă.

4.3. Clientul, prin Utilizatorul cu rol de administrator, poate invita în Spațiul de lucru alți Utilizatori și le poate atribui roluri cu niveluri diferite de acces (de exemplu: administrator, tehnician). Clientul răspunde de gestionarea rolurilor, de acuratețea datelor Utilizatorilor invitați și de respectarea acestor Termeni de către toți Utilizatorii săi.

4.4. Numărul de Utilizatori de tip tehnician este limitat conform Planului tarifar ales. Depășirea limitei necesită trecerea la un plan superior.

4.5. Trebuie să furnizați informații reale, exacte și complete la înregistrare și să le actualizați atunci când se modifică. Ne rezervăm dreptul de a suspenda sau închide conturile create cu date false ori utilizate cu încălcarea acestor Termeni, cu notificare prealabilă atunci când este rezonabil posibil.

5. Perioada de probă gratuită

5.1. Oferim o perioadă de probă gratuită de 14 (paisprezece) zile calendaristice de la crearea Spațiului de lucru, în care Serviciul poate fi testat fără plată.

5.2. La expirarea Perioadei de probă, accesul la funcționalitățile Serviciului se suspendă până la activarea unui Abonament plătit. Datele introduse în Perioada de probă rămân disponibile la activarea Abonamentului, în condițiile art. 8.

5.3. O entitate poate beneficia de o singură Perioadă de probă. Ne rezervăm dreptul de a refuza sau întrerupe perioade de probă obținute abuziv (de exemplu, prin conturi multiple).

5.4. Pe durata Perioadei de probă, Serviciul este furnizat fără nicio garanție, iar răspunderea noastră este limitată la minimul permis de lege.

6. Abonamente, prețuri și facturare

6.1. Planuri și prețuri. Planurile tarifare, funcționalitățile incluse, limitele (inclusiv numărul de tehnicieni) și prețurile sunt afișate pe site și/sau în aplicație. Prețurile sunt exprimate în RON. Pentru Clienții profesioniști, prețurile afișate sunt finale și includ TVA, acolo unde aceasta este aplicabilă; cota și valoarea TVA sunt evidențiate pe factura fiscală conform legislației fiscale în vigoare; regimul TVA aplicabil (inclusiv cota) este indicat în pagina de plată și pe factură.

6.2. Plata. Plata se efectuează online, cu cardul, prin procesatorul de plăți Stripe. Datele complete ale cardului sunt colectate și prelucrate exclusiv de Stripe și nu ajung niciodată pe serverele Neocliniq. Prin activarea Abonamentului autorizați debitarea recurentă a cardului la începutul fiecărei Perioade de facturare.

6.3. Perioada de facturare. Abonamentul poate fi lunar sau anual, la alegerea Clientului; abonamentele preluate de pe platforme anterioare (de exemplu, DentOps) își pot păstra intervalul de facturare existent. Abonamentul se reînnoiește automat la sfârșitul fiecărei Perioade de facturare, pentru o perioadă egală, la prețul în vigoare la data reînnoirii, cu excepția cazului în care Clientul îl anulează conform art. 6.6.

6.4. Facturi. Pentru fiecare plată se emite factură fiscală, disponibilă Clientului în format electronic. Clientul este responsabil de corectitudinea datelor de facturare furnizate.

6.5. Modificarea planului. Clientul poate trece oricând la un plan superior (upgrade), diferența de preț fiind calculată proporțional pentru restul Perioadei de facturare în curs, conform mecanismului procesatorului de plăți. Trecerea la un plan inferior (downgrade) sau schimbarea intervalului de facturare produce efecte, ca regulă, de la începutul următoarei Perioade de facturare; downgrade-ul este condiționat de încadrarea în limitele planului inferior (inclusiv numărul de tehnicieni activi).

6.6. Anularea. Clientul poate anula Abonamentul oricând, direct din aplicație (self-service). Anularea produce efecte la sfârșitul Perioadei de facturare în curs: Serviciul rămâne accesibil până la acea dată, iar ulterior nu se mai percep plăți.

6.7. Rambursări. Sumele achitate pentru Perioade de facturare începute nu se rambursează, integral sau proporțional, cu excepția cazurilor în care rambursarea este impusă de dispoziții legale imperative sau este acordată expres de Neocliniq, de la caz la caz.

6.8. Modificarea prețurilor. Putem modifica prețurile Planurilor tarifare. Modificările se comunică Clienților cu cel puțin 30 de zile înainte și se aplică de la următoarea reînnoire a Abonamentului. Dacă nu sunteți de acord cu noul preț, puteți anula Abonamentul înainte de reînnoire.

6.9. Neplata. Dacă o plată recurentă eșuează, vom notifica Clientul și vom putea reîncerca debitarea. Dacă plata nu este regularizată într-un termen rezonabil, putem suspenda accesul la Spațiul de lucru și, ulterior, rezilia Abonamentul, cu aplicarea art. 8.4 privind păstrarea și ștergerea datelor.

7. Datele Clientului. Proprietate și export

7.1. Datele Clientului aparțin Clientului. Neocliniq nu dobândește niciun drept de proprietate asupra Datelor Clientului. Clientul ne acordă doar licența limitată, neexclusivă, necesară pentru găzduirea, prelucrarea, transmiterea și afișarea Datelor Clientului în scopul furnizării Serviciului, inclusiv pentru copii de siguranță (backup) și suport tehnic.

7.2. Clientul garantează că deține toate drepturile și temeiurile necesare (inclusiv, unde este cazul, informarea adecvată a persoanelor vizate) pentru datele pe care le introduce în Platformă și că acestea nu încalcă drepturile terților sau legea.

7.3. Export. Clientul își poate exporta datele esențiale din Platformă în format structurat (CSV) pe durata Abonamentului, prin funcționalitățile puse la dispoziție în aplicație.

7.4. În măsura în care Datele Clientului includ date cu caracter personal ale unor terți (de exemplu, pacienți ai clinicilor partenere), prelucrarea acestora de către Neocliniq se face în calitate de persoană împuternicită a Clientului, conform Politicii de confidențialitate și acordului de prelucrare a datelor (DPA) care face parte integrantă din acești Termeni (a se vedea art. 4 din Politica de confidențialitate).

8. Durata, încetarea și soarta datelor după încetare

8.1. Contractul se încheie la acceptarea Termenilor și rămâne în vigoare cât timp Clientul are un Abonament activ sau o Perioadă de probă în curs.

8.2. Clientul poate înceta contractul prin anularea Abonamentului (art. 6.6) și/sau prin solicitarea închiderii Spațiului de lucru.

8.3. Neocliniq poate rezilia contractul, cu notificare, în caz de încălcare gravă sau repetată a Termenilor (inclusiv a art. 9 — utilizare acceptabilă), de neplată (art. 6.9) sau dacă legea o impune. În cazurile grave (de exemplu, utilizare ilegală sau care pune în pericol Platforma ori alți clienți), suspendarea poate fi imediată.

8.4. După încetare, indiferent de motiv, Datele Clientului sunt păstrate o perioadă limitată de grație de 90 de zile, în care Clientul poate solicita exportul lor sau reactivarea Abonamentului. La expirarea acestei perioade, Datele Clientului sunt șterse definitiv din sistemele active, iar din copiile de siguranță conform ciclului normal de rotație a acestora, cu excepția datelor pe care avem obligația legală să le păstrăm (de exemplu, documente financiar-contabile).

9. Utilizare acceptabilă

9.1. Vă obligați să utilizați Platforma numai în scopuri legale și conform destinației sale. Este interzis, în special:

• a) să utilizați Serviciul pentru activități ilegale, frauduloase sau care încalcă drepturile terților;
• b) să încărcați conținut ilegal, defăimător, care încalcă drepturi de proprietate intelectuală ori confidențialitatea terților, sau cod malițios (viruși, malware);
• c) să încercați să obțineți acces neautorizat la Platformă, la conturile altor utilizatori sau la sistemele ori rețelele conexe, ori să testați vulnerabilitatea acestora fără acordul nostru scris;
• d) să perturbați funcționarea Serviciului, inclusiv prin trafic excesiv generat artificial, atacuri de tip DoS sau utilizare automatizată abuzivă (scraping, roboți) în afara interfețelor puse la dispoziție;
• e) să copiați, decompilați, dezasamblați sau supuneți ingineriei inverse Platforma, cu excepția cazurilor expres permise de lege;
• f) să revindeți, închiriați, sublicențiați sau puneți Serviciul la dispoziția terților în afara Spațiului de lucru propriu, fără acordul nostru scris;
• g) să eludați limitele tehnice sau comerciale ale Planului tarifar ori ale Perioadei de probă.

9.2. Încălcarea acestui articol ne dă dreptul să suspendăm sau să închidem accesul la Serviciu, conform art. 8.3, fără a aduce atingere altor remedii legale.

10. Disponibilitatea Serviciului

10.1. Depunem eforturi rezonabile pentru ca Platforma să fie disponibilă în mod continuu. Nu garantăm însă un anumit procent de disponibilitate (uptime) și nu garantăm că Serviciul va funcționa neîntrerupt sau fără erori.

10.2. Putem efectua lucrări de mentenanță planificate sau de urgență, care pot presupune indisponibilitatea temporară a Serviciului. Pentru mentenanța planificată cu impact semnificativ vom încerca, în măsura posibilului, să anunțăm în prealabil și să alegem intervale cu utilizare redusă.

10.3. Nu răspundem pentru indisponibilități cauzate de factori în afara controlului nostru rezonabil: căderi ale furnizorilor de internet sau de infrastructură cloud, atacuri informatice, forță majoră, defecțiuni ale echipamentelor sau conexiunii Clientului.

10.4. Efectuăm copii de siguranță periodice ale datelor din Platformă. Aceasta nu exonerează Clientul de responsabilitatea de a-și exporta periodic datele importante (art. 7.3).

11. Limitarea răspunderii

11.1. În măsura maximă permisă de lege, răspunderea totală cumulată a Neocliniq față de Client, izvorâtă din sau în legătură cu acești Termeni ori cu utilizarea Serviciului, indiferent de temeiul juridic (contractual, delictual sau altul), este limitată la suma totală efectiv plătită de Client pentru Serviciu în ultimele 12 luni anterioare evenimentului care a generat răspunderea.

11.2. În măsura maximă permisă de lege, Neocliniq nu răspunde pentru prejudicii indirecte sau subsecvente: pierderi de profit, pierderi de venituri, pierderea unor oportunități de afaceri, pierderea de date (în afara obligațiilor asumate la art. 8.4 și 10.4), atingeri aduse reputației sau costuri ale unor servicii de substituție.

11.3. Nimic din acești Termeni nu exclude și nu limitează răspunderea care, potrivit legii, nu poate fi exclusă sau limitată, inclusiv răspunderea pentru prejudicii cauzate cu intenție sau din culpă gravă, ori pentru prejudicii aduse vieții, sănătății sau integrității corporale.

11.4. Clientul rămâne singurul responsabil pentru activitatea sa profesională, pentru deciziile luate pe baza informațiilor din Platformă și pentru conformitatea sa cu reglementările aplicabile (inclusiv cele din domeniul sănătății și al protecției datelor, în calitatea sa de operator).

12. Proprietate intelectuală

12.1. Platforma, inclusiv codul sursă, designul, interfețele, bazele de date structurale, mărcile, denumirea „Neocliniq”, logo-urile și întreaga documentație aferentă, sunt și rămân proprietatea exclusivă a Microsec International SRL sau a licențiatorilor săi, fiind protejate de legislația privind drepturile de autor și proprietatea intelectuală.

12.2. Pe durata Abonamentului, Clientului i se acordă o licență limitată, neexclusivă, netransferabilă și revocabilă de a accesa și utiliza Platforma pentru activitatea internă proprie, conform Planului tarifar ales. Nu se transferă niciun alt drept.

12.3. Sugestiile sau propunerile de îmbunătățire transmise voluntar de Client pot fi utilizate de Neocliniq fără obligații față de Client, fără ca aceasta să afecteze drepturile Clientului asupra Datelor Clientului (art. 7.1).

13. Modificarea Termenilor

13.1. Putem modifica acești Termeni pentru a reflecta evoluția Serviciului, a legislației sau a modelului comercial. Versiunea actualizată va fi publicată pe site și/sau în aplicație.

13.2. Modificările substanțiale vor fi notificate Clienților prin aplicație și/sau prin e-mail, cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Continuarea utilizării Serviciului după intrarea în vigoare valorează acceptare. Dacă nu sunteți de acord cu modificările, puteți anula Abonamentul înainte de intrarea lor în vigoare, cu efect la finalul Perioadei de facturare în curs.

13.3. Modificările nesubstanțiale (de exemplu, corecturi de redactare) pot intra în vigoare la publicare.

14. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

14.1. Acești Termeni sunt guvernați de legea română.

14.2. Orice litigiu izvorât din sau în legătură cu acești Termeni, care nu poate fi soluționat pe cale amiabilă, este de competența instanțelor judecătorești din municipiul Sibiu, România, cu excepția cazurilor în care legea prevede imperativ o altă competență.

14.3. Informare pentru utilizatorii care au calitatea de consumatori (în măsura în care, prin excepție, o persoană fizică utilizează Serviciul în afara activității sale profesionale): aceștia se pot adresa Autorității Naționale pentru Protecția Consumatorilor (ANPC) — anpc.ro — și pot utiliza mecanismele de soluționare alternativă a litigiilor (SAL). Pentru Clienții profesioniști, aceste mecanisme nu sunt, de regulă, aplicabile.

15. Dispoziții finale

15.1. Dacă o clauză a acestor Termeni este declarată nulă sau inaplicabilă, celelalte clauze rămân în vigoare, iar clauza afectată va fi înlocuită cu o prevedere validă cât mai apropiată de scopul urmărit.

15.2. Neexercitarea de către Neocliniq a unui drept prevăzut de acești Termeni nu constituie o renunțare la acel drept.

15.3. Clientul nu poate cesiona drepturile și obligațiile din acești Termeni fără acordul nostru scris. Neocliniq poate cesiona contractul în cadrul unei reorganizări, fuziuni sau vânzări a activității, cu notificarea Clientului.

15.4. Acești Termeni, împreună cu Politica de confidențialitate și cu acordul de prelucrare a datelor (DPA), constituie întregul acord dintre părți cu privire la utilizarea Serviciului.

16. Contact

Pentru orice întrebări legate de acești Termeni ne puteți contacta la:

Microsec International SRL
Str. Lungă, Nr. 53, Sibiu, jud. Sibiu, România
CUI: 46116608 (TVA: RO46116608) | Registrul Comerțului: J32/937/2022
E-mail: contact@neocliniq.com

Ultima actualizare: august 2026